Bir işe kabul edilmek, yüksek lisans kabulü ya da burs elde etmek için profesörünüzden referans mektubu istemek zorunda kalabilirsiniz. Sizin de bir referans mektubu hazırlamaya ihtiyacınız varsa bunun en iyisi yapmak için çaba sarf etmelisiniz. Bu metin içerisinde yer alan adımları tamamlayarak hem kibar hem de etkili bir şekilde dilediğiniz referans mektubunu elde etme yolunda bir adım atabilirsiniz;
E-mailinizi Hazırlamak
1Referans mektubunuzu önceden elde edebilmek için gerekli tarih düzenlemelerini gerçekleştirin. Referans mektubunun sizin elinizde hangi tarihte bulunması gerekiyorsa bundan 5 ya da 6 hafta önce talebinizi profesörünüze iletmelisiniz. Ne kadar erken bu işi hallederseniz sizin için o denli iyi olacaktır. Son dakikaya kadar bekleyip bu denli önemli olan bir meseleyi ertelememelisiniz. Bu referans mektubunu talep ettiğiniz kişinin oldukça yoğun bir yaşamı olduğunu ve mektubu hazırlatmak için onu acele ettirme gibi bir hakkınızın bulunmadığını da aklınızın bir köşesinde bulundurmalısınız.
2Mektubu talep edeceğiniz profesörü doğru bir şekilde belirlemelisiniz. Referans mektubunu yazdırma konusunda karar vermeden önce kendinize şu soruları sorun;
- Profesör beni tanıyor mu? Adımı biliyor mu?
- Ders dışında profesör ile diyalog kurdun mu?
- Dersten aldığım not B veya üzeri mi?
- Profesörden birden fazla ders aldım mı?
Başarılarınız, genel kişiliğiniz ve akademik yaşantınız hakkında bilgi sahibi olan bir profesörü seçmelisiniz. Sizin hakkınızda bilgi sahibi olmayan birinden bu tür bir mektup yazmasını talep etmek çok da mantıklı olmayacaktır. Yukarıda belirtilmiş olan sorulara cevap vererek profesörünüz ile aranızda nasıl bir ilişkiye sahip olduğunuz hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
3Mailinizi yazmaya düzgün bir şekilde başlayın. Kime hitap ettiği açık olmayan maillerin etkili bir yapıya da sahip olmayacağını bilmelisiniz. Başlangıç olarak tercih edilir olan bilgi kesinlikle soyadı ile hitap etmektir. Sayın …, şeklinde başlarsanız hem daha resmi hem de yönergesi açık olan bir mektup ortaya çıkarabilirsiniz. Profesörünüz ile gerçekten samimi bir ilişkiye sahipseniz Merhaba Hocam, şeklinde de bir girişi tercih edebilirsiniz. Bu konuda da bir sıkıntı bulunmamaktadır. Asıl önemli olan sahip olduğunuz ilişkiye uygun bir giriş seçmektir.
4Mailin konusuna adınızı eklemeyi kesinlikle unutmamalısınız. Örneğin Ayşe Deniz için Referans Mektubu mailinizin konu kısmına girebileceğiniz başlıklardan bir tanesidir. Bu şekilde profesörünüzün kafasının karışmasına engel olabilir ve konuyu da daha net bir şekilde belirleme imkanını elde edebilirsiniz.
5Mailin ilk paragrafında net olarak ne istediğiniz konusunda bilgi vermelisiniz. Bu maili sizden … amacında kullanabilmek adına bir referans mektubu istemek için yazıyorum şeklinde bir giriş yapabilirsiniz. İlk paragraf içerisinde mutlaka bulunması gereken başlıklardan bazıları;
- Adınız
- Okuldan mezun olup olmadığınız bilgisi
- Mezun değilseniz kaçıncı sınıfta olduğunuz
- Hangi bölüm öğrencisi olduğunuz
- Profesörden daha önce hangi dersleri aldığınız ve bu dersleri hangi notlar ile geçtiğiniz
- Bu referans mektubuna neden ihtiyaç duyduğunuz
- Referans mektubu için geçerli olan son tarih
6Profesörünüz ile ilişkinizi kısa bir şekilde özetleyin. Ayrıca buna ek olarak hangi okul ile ya da hangi burs ile ilgilendiğinizi de içeren kısa bir bilgi vermelisiniz. İlla bu referansın akademik bir neden ile olması zorunlu değildir, iş hayatı için de bu tür bir referans mektubunu talep edebilirsiniz.
- Neden bu referans mektubunu istediğinizi alelade cümleler ile açıklamamalısınız. Örneğin illa şu şekilde bir açıklama yapmak zorunda değilsiniz; Ben bu firmada çalışmak istiyorum çünkü bana daha çok para veriyorlar! Bu tip açıklamalardan kesinlikle uzak durmalısınız.
- Söylediğiniz sözlerin kesinlikle profesyonel bir dokuya sahip olması lazımdır. Örneğin; bu müzede çalışmak istiyorum çünkü her zaman kabilelerin yaşantısına sıkı bir şekilde ilgi duymuşumdur.
- Çalışmak istediğiniz firma ya da pozisyon hakkında profesörünüz bilgi sahibi midir? Bu durum okul ya da bölüm olarak da değerlendirmeye alabilirsiniz. Bu konuda mütevazı bir şekilde yapmış olduğunuz bilgilendirmelere ek olarak, kurum hakkında ne kadar ilgili olduğunuzu ve orada ne kadar çok çalışmak istediğinizi de ufak da olsa belirtmelisiniz.
- Çalışmak istediğiniz yerin ya da burs almak istediğiniz konunun profesörünüz ile bir ilişkisi varsa onu belirtmek de gayet faydalı olabilir. Örneğin Avrupa Tarihi hakkında bir yüksek lisans programına kayıt olmak istiyorsanız ve bu konuya ilk aşinalığınız profesörünüz aracılığı ile olduysa bu konu hakkında da kesinlikle bilgi vermelisiniz. Örneğin; Avrupa Tarihi hakkında yüksek lisans yapmak istiyorum çünkü bu konu ile tanışmam sizin sayenizde oldu, oldukça sıkı sıkıya bağlanmış olduğum bir ilgi alanını bana kazandırmış oldunuz; şeklinde bir açıklama yapabilirsiniz.
7Üçüncü paragrafı profesörünüze konu hakkında neler söylemek istiyorsanız onları bulunduracağınız bir parça olarak düşünmelisiniz. Paragraf içerisinde geçerli olan her cümlede profesörünüzden ne yapmasını talep ediyorsanız konu hakkında bilgi vermeyi kesinlikle unutmamalısınız. İma etmekten uzak durmalı taleplerinizi direkt olarak belirtmelisiniz. Profesörünüz sizin ima ettiğiniz ayrıntıları dikkate alıp farkına varacak zamana sahip olmayabilir. Bilinmesi gereken genel kriterlerden bazıları;
- Sizden aldığım arkeoloji dersinden sonra yüksek lisansı da aynı konuda tamamlama kararı aldım. Bu nedenle sizden referans mektubu istiyorum. Aynı zamanda yüksek lisansı yaparken Anadolu Medeniyetleri Müzesinde stajyer arkeolog olarak kabul edilmek gibi bir amacım bulunuyor. Görevi hakkı ile ifa edebileceğimi düşünüyorum çünkü tarihi materyalleri kataloglamak konusunda gerçekten genel bir görü sahibiyim.
- Başvuru için geçerli olan diğer referanslarım akademik arka plan ile alakalı iken siz benim genel olarak tez hazırlama sürecim hakkında bilgi sahibi olan bir danışmanım olduğunuz için sizden talep ettiğim referans mektubunun bu yönde olmasını ümit ediyorum. Stres ile nasıl başa çıktığımı, hangi engeller ile karşı karşıya gelip bunları nasıl çözdüğümü sizden daha iyi hiç kimse bilemez diye düşünüyorum. Bu sorunlar ile başa çıkma yöntemlerimi seçici komitenin de görmek isteyeceğinden eminim.
8Konu hakkında detay vermeyi de ihmal etmeyin. Mektubun ne yöne doğru ilerlemesi gerekiyor? Profesörünüzün doldurması gereken herhangi bir form var mı? Tavsiye mektubu ya da bunun gibi doldurulması gereken herhangi bir form varsa mail içerisinde kesinlikle belirtmeli ve konu hakkında detay vermelisiniz.
- El yazısı ile doldurulması gereken ya da ıslak olarak ile mutlaka yazılması gereken bir durum varsa bunun da bilgisini vermelisiniz. Bu adımları profesörünüzün tahmin etmesini bekleyemezsiniz. Artık birçok okul ve iş yeri e-mail ile verileri istese de zaman zaman el yazısı ile de bilgi talep eden kurumlar karşınıza çıkabilmektedir.
- E-mail içerisinde iletişim numaranıza, referans mektubu içerisinde dikkat edilmesi gereken noktalara hatta profesörünüzün bilgileri daha kolay doldurmaları için CVnizi de ekte göndermek faydalı bir adım olacaktır.
9Konuyu nasıl takip edeceğiniz konusunda da profesörünüze bilgi vermelisiniz. Profesörünüze referans mektubu ile alakalı olan dokümanları ne zaman göndereceğiniz, formları ne zaman ona ulaştırabileceğinizi belirtmelisiniz. Bu noktada bir diğer önemli nokta da referans mektubunun teslim tarihine bir hafta kala hocanıza bir hatırlatma e-mailini de kesinlikle göndermenizdir. Bu bölümde şu şekilde de bir kalıp kullanabilirsiniz; Sayın… bu bilgiler ışığında referans mektubumu doldurmayı kabul ediyorsanız lütfen beni şu tarihe kadar bilgilendirin.
- Bu süreç içerisinde kesinlikle profesörünüze olabildiğince az yük yüklemeli ve maddi olarak da onu sıkıntıya sokmamalısınız. Zaten profesörlerin bu konuda size karşı herhangi bir zorunlulukları ve sorumlulukları da bulunmamaktadır.
- Referans konusunda herhangi bir detayı vermeyi unutursanız bunu ek bir mail halinde hocanıza bildirmelisiniz.
10Profesörünüze referans mektubunu yazsa da yazmasa da teşekkür etmelisiniz. ‘’ Zaman ayırdığınız ve mailime karşılık verdiğiniz için teşekkür ederim, bu yoğun çalışma temposu içerisinde referans mektubumu hazırlamak gibi bir inceliği gösterdiğiniz için de minnettarım. ‘’ şeklinde bir açıklama ortaya koyabilirsiniz.
- Hocanız ile aranız gerçekten iyiyse maili daha da derinleştirebilir ve teşekkürünüzü daha da manalı ve içten bir hale getirebilirsiniz. Örneğin; sizden almış olduğum sana tarihi dersi olmasaydı bu yola çıkmaya asla cesaret edemezdim. Benim akademik hayatıma yapmış olduğunuz katkının paha biçilemez olduğunu da ayrıca belirtmek isterim.
11Gerekli olan ekleri mailde yolladığınızdan emin olun ve kesinlikle profesörünüze hatırlatma mailini de göndermeyi asla ihmal etmemelisiniz. Mailinize hiçbir şekilde cevap bulamadıysanız telefon ile hocanıza ulaşma imkanını da kullanıma alabilirsiniz.
12Başvurmak istediğiniz iş ya da program hakkında gerekli olan bütün bilgileri profesörünüze bildirmiş olduğunuzdan emin olun ve kesinlikle tüm sorumluluğu üstlenin. Bu talebinizin kesinlikle profesörünüze ulaştığından emin olmak isterseniz yazılı olarak mailinizi oluşturabilir ve bunu kargo aracılığı ile de gönderebilirsiniz. Kargo şirketleri hızlı bir programda neredeyse bir gün içerisinde bütün teslimat işlemlerini tamamlamaktadır.
- Her ihtimali aklınızda bulundurmalısınız. Profesörünüz çok yoğun olduğu için mektubu hazırlama konusunda sıkıntılar yaşayabilir. Tam da bu nedenle hatırlatma mailini hazırlamayı kesinlikle ihmal etmemelisiniz. Örneğin; Profesör sizden talep etmiş olduğum referans mektubu henüz sizin tarafınızdan hazırlanmamış. Bu mektubu hazırlamak için son gün …. tarihidir. Yeniden hatırlatmak istedim şeklinde bir açıklama ile nazik bir biçimde işlemlerinizi yoluna koyabilirsiniz.
13Profesörünüze yeniden teşekkür edin. Referans mektubunuzu elinize aldıktan sonra veya soft doküman şeklinde sisteme girildikten sonra profesörünüze yeniden teşekkür edin. Profesörünüz referans mektubunu el yazısı ile hazırladıysa siz de mektubunuzu kesinlikle el yazınız ile oluşturmalı ve tercih ettiğiniz herhangi posta ile gönderme imkanını da kullanıma alabilirsiniz. Referans mektubu işe yarar ve kabul alırsanız elinizde bir hediye ile profesörünüzün kapısını çalmanızın vakti de gelmiş demektir.