Kalın yazı tipi kullanarak dikkat çeken başlıkla bir basın bültenini başlatın. Kuruluş kopyasını, yayım tarihini ve şehri kullanarak yazıya başlayın. Öncü cümleniz yayın konusu ile ilgili kısa ve kavratıcı bir özet olmalıdır. Metnin geri kalanında hikayenizin tüm önemli ayrıntılarını ; kim, ne, ne zaman, neden ve nasıl kalıpları ile aktarın. Önce en önemli bilgileri aktarıp ardından daha genel bilgiler ile metni tek bir kanalda buluşturun. Metnin sonuna iletişim bilgilerinizi eklemeyi unutmayın.
Bölüm 1 : Başlık Oluşturmak
1Orjinal bir başlık yazın. Kısa, az ve öz olmalı çünkü basın bülteninin anahtar noktası çoğunlukla başlıkta belirmektedir. Halkla ilişkiler uzmanlarının çoğu yazı yazıldıktan sonra başlık yazmayı önermektedir. Bu öneriyi takip ederseniz yazınıza devam edip tamamladıktan sonra başlığı yazmak için en başa geri dönün. Başlık, dikkat çekici bir unsur olduğu için tüm yayın için oldukça önemlidir.
- “Google” en güvenilir bilgi kaynağı olarak tanınmaktadır. Şimdi daha fazlasını öğrenmek için muhakkak devam edeceksiniz. Gazete başlıklarının okuyucuları yakalaması gerektiği gibi gazeticinin de başlığı yakalaması gerekmektedir. Bu, bir organizasyonun en son başarısını, haber değeri olan yeni bir olayı, yeni bir ürünü veya hizmeti tarif edebilir.
- Başlıklar genellikle kalın yazı tipi ile yazılır. Cesur bir başlık genellikle metnin kopyasından daha büyük bir yazı tipi kullanılarak oluşturulur. Konvansiyonel basın bülteni başlıkları şimdiki zamanı kullanır.
- İlk kelime büyük harfle yazılır. Tüm isimlerde olduğu gibi. Çoğu başlık kelimesi küçük harflerle gösterilir ancak yazı tipini “küçük şablonlar” ile stilize ederek başlıklara grafiksel olarak etki oluşturur ve haberlere çekici bir görünüm yaratır. Her kelimeyi büyütmemeye özen gösterin.
- Önemli anahtar kelimeleri yazın. Basın bülteni oluşturmanın en basit yöntemi basın bülteninizdeki en önemli anahtar kelimeleri yazmaktır. Bu anahtardan kelimelerden mantıklı ve dikkat çekici bir bildiri oluşturmayı deneyin. Anahtar kelimeleri erken kullanmak, arama motorlarında daha iyi görünürlük sağlayacak, gazeteci ve okuyucuların basın açıklaması içeriği fikrini alması daha kolay olacaktır.
2Bir metin kopyası yazın. Basın bülteni haber hikayesinde görünmesini istediğiniz gibi yazılmalıdır. Şunu unutmayın; çoğu gazeteci oldukça meşguldür ve şirketinizin büyük duyurularını araştırmak için zamanları yoktur. Basın bülteni için yazdığınız şeyler gazeticilerin büyük duyurunuzu yazarken kullanacakları şeyler olacaktır. Onların ne yazmasını istiyorsanız bu metne ekleyin.
- Metne, basın bülteninin oluştuğu tarih ve şehir ile başlayın. Şehrin yazımı kafa karıştırıcı oluyorsa yazıdan çıkarabilirsiniz. Örnek olarak, Şirketin Ankara bölümündeki olaylar İstanbul’da yayınlanabilir.
- Öncü veya ilk cümle, okuyucuyu kendine çekmeli ve neler olduğunu kısaca özetlemelidir. Örneğin, başlık; “Doğan Kitapçılık, yeni bir aşk romanı yayınladı” ise ilk cümle şu şekilde olabilir: “Doğan Kitapçılık bugün, ünlü yazar Canan Tan’ın yeni aşk romanı Başıbozuk Sevdalar’ı yayınladı.” Yazı bu şekilde yazılırsa başlıkta bazı ayrıntıları dolduracak kadar genişleyip okuyucuyu hikayenin içine çekecektir. Sonra bir ila iki cümle yazılmalı ve öncü cümle üzerinden genişletilmelidir.
- Basın bülteninin metin kopyası sade olmalıdır. Uzun cümle ve paragraflardan kaçının. Süslü dil ve jargonun tekrarı ve aşırı kullanımdan kaçının. Basitlik için gayret edin. Kelimelerin kalabalık oluşturmasına izin vermeyin.
- İlk paragraf (iki, üç cümle) basın bültenini özetlemelidir ek içerik ile birlikte ayrıntılı bir şekilde yazı kendini destekleyecektir. Hızlı ve tempolu bir dünyada, makalenin başlangıcı gazeteci ve de diğer okurların ilgisini çekmediyse makalenin geri kalanı ile de muhtemelen ilgilenmeyeceklerdir.
- Etkinlikler, ürünler, hizmetler, insanlar, hedefler, planlar ve projeler gibi gerçek olaylar ile uğraşın. Somut olguların azami ölçüde kullanımına dikkat edin. Etkili bir basın bülteni yazmak için basit yöntem açıklama listelerini oluşturmaktır. Kim,ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl sorularının cevaplarını okuyucuya aktarmak bir basın bülteni yazmak için en basit yöntemdir.
35N1K listelerini açık bir şekilde iletin. 5N1K’nın okuyucuya bilmesi gereken her şeyi aktarması gerekir. Basın bülteninizi oluşturmak için yukarıdaki örneği kullanarak kontrol listesini aşağıdaki hususlarla bağlantılı olarak düşünün;
- Kimin hakkında ? Doğan Kitapçılık
- Asıl haber nedir ? Doğan Kitapçılık’ın bir kitap çıkarması
- Ne zaman gerçekleşiyor ? Yarın
- Nerede gerçekleşiyor ? Tüm kitapçılarda
- Neden haber değeri taşıyor ? Ünlü yazar Canan Tan tarafından yazıldı.
- Bu nasıl gerçekleşecek ? Ana etkinlik İstanbul’da kitabevinde imza günü ile başlayacak ve sonrasında büyük şehirlere tura gidilecek.
- Boşlukları, insanlar,ürünler, öğeler, tarihler ve haberlerle ilgili diğer şeyler hakkında bilgiler vererek doldurun.
- Eğer şirketiniz haberin ana öznesi değil fakat basın bülteni kaynağıysa bunu metin kopyasında netleştirin.
- Kısa ve öz tutun. Eğer basılı bir kopya gönderiyorsanız metin çift aralıklı bırakılmalıdır.
- Basın bülteninin kopyasını ne kadar çok ilan ederseniz, haber olması için gazeteciler tarafından seçilme şansı o kadar iyi olur. Piyasa için “haber değeri” ne demek öğrenin ve bu bilgiyi editör ve muhabire ulaşmak için kullanın.
4Kitlenizi temiz, net ve uygun hale getirin. İhtiyacınız olan son şey basın bülteninizi gönderdiğinizde birinin postasında alınmadan bekleyecek olmasıdır. Basın bülteninizin seçilmesini istiyorsanız bunun tek yolu iyi olmasıdır. İyi olmasının yanı sıra “yayına hazır” bir şekilde olması da önemlidir.
- Bir editör bülteninize baktığında bu işi yazdırmanın ne kadar süreceğini düşünüyor.Eseriniz hatalar ile dolu, eksik içeriğe sahip ve gözden geçirilmesi gerekiyorsa zamanlarını boşa harcamayacaklardır. Bu nedenle, iyi bir dil anlatımına, kurallara ve yazmanız gereken hususlara hakim olduğunuzdan emin olun.
- Bu insanlar söylediklerinizi niçin önemsemeliler ? Doğru kitleye gönderiyorsanız bu çok açıktır. Eğer göndermiyorsanız bundan dolayı niçin zaman harcamalılar ? Doğru kişilere bir parça haber verin ( reklam değil) doğru yolda olduğunuzu anlayacaksınız.
- Sabah gönderirseniz daha fazla ilgilenebilirler. Bu, onlara üzerindeki çalıştıkları haliyle ilgilenmeleri için zaman sağlar.
5Birbiri ile bağlantılı unsurlar ekleyin. Basın bülteninizi destekleyen bazı ek bilgi bağlantıları oluşturun. Mesela satış yapmakta olduğunuz şirketin okuyucular için faydalı bulabileceği bir çevrimiçi bilgi kaynağı mevcutsa bu harika olur eklemeyi unutmayın.
- Neye sahip olduğunuz hakkında endişeleniyorsanız hali hazırda yazılmış olanları araştırabilirsiniz. Muhtemelen biri sizinkine benzer bir yazı yazmıştır.
Yöntem 2 : Format Öğrenmek
1Temel yapıyı indirin. Yeni başlayanlar için dikkat edilmesi gereken husus uzun olmamasıdır. En fazla bir sayfa olmalı eğer öyleyse, İkinci Dünya Savaşı’nı kapsamadığı sürece hiç kimse 5 paragraf üzerinden zaman kaybetmeyecektir. İşte ihtiyacınız olan şeyler (bazılarını zaten kapsadık) ;
- ACİL BASKI sayfanın üst kısmında, sol kenar boşluğunda olmalıdır.
- Eğer baskı yasaklanmışsa, hikayenin yayımlanmasını istediğiniz tarihte ” …. tarihe kadar yasaklanmıştır.” ibaresini ekleyin. Yayım tarihi olmayan bir baskının derhal yayımlanacağı düşünülmektedir.
- Başlık genelde kalın yazı tipi ile yazılmalı ve aşağıdan ortalanmalıdır.
- İsterseniz, italik olarak bir alt başlık ekleyebilirsiniz.
- Birinci paragraf: En önemli bilgiler. Haber değeri olup haberin nereden geldiği ve tarihi ile ilgili yazımdır.
- İkinci paragraf: İkincil bilgiler. Alıntılar ve gerçeklerden bahsedilmelidir.
- Standart metin bilgisi:şirketiniz hakkında: Kimsiniz ? Başarılarınız nelerdir ? Misyonunuz nedir ?
- İletişim bilgileri: Yazar hakkındaki bilgiler. Birinin ilgisini çekerseniz, size ulaşıp daha fazlasını öğrenmek isteyeceklerdir.
- Multimedya: Sosyal medya kanalları bunun içinde sayılmaktadır.
2Baskı metninizin altına bir özet yazın. Bu, şirketinizle ilgili bilgileri içerebilir. Gazeteci bir haber için basın bültenini aldığında mantıksal olarak haberde geçen şirketten söz etmesi gerekir. Gazeteciler bu bölümden şirket bilgilerini elde edebilirler.
- Bu bölümün başlığı “ XYZ Şirketi Hakkında” olmalıdır.
- Başlıktan sonra şirketinizi açıklamak için bir veya iki paragraf kullanın. Yazdığınız metin; şirketinizi, temel misyonunu ve iş politikasını tanıtmalıdır. Birçok işletme profesyonelce hazırlanan broşürler, sunumlar, iş planları vb. yazmıştır. Giriş metinlerini buraya ekleyebilirsiniz.
- Bu bölümün sonunda internet sitesini ekleyin. Bağlantı tam ve eksiksiz bir URL olmalıdır. Sayfada yazılı olduğunda bağlantı olduğu gibi kalacaktır. Örnek olarak, örnek.com değil, internet adresimizi ziyaret etmek için buraya tıklayın gibi olmalıdır.
- İnternet sitelerinden ayrı bir medya sayfası tutan şirketler burada bu URL’yi işaret etmelidir. Bir medya sayfasında tipik olarak iletişim bilgileri bulunur.
3İletişim bilgilerinizi ekleyin. Basın bülteninde gerçekten haber değeri varsa gazetecileri haberi yapmak için daha fazla bilgi elde etmek isteyeceklerdir bunun içinde haberle bağlantılı kişilerle röportaj yapma talebinde bulunacaklardır. Bağlantılı kişilerin medya ile doğrudan temas kurmasından rahatsız değilseniz, iletişim bilgilerini basın bülteni sayfasına ekleyebilirsiniz. Örnek olarak, bir yenilik söz konusu olduğunda, medya için mühendislik ve araştırma ekibinizin iletişim bilgilerini sağlayabilirsiniz.
- Eğer doğrudan temas kurulmasından rahatsızsanız, “İletişim” bölümünde medya departmanının ayrıntılarını eklemelisiniz. Bu işleve dair özel bir ekibe sahip değilseniz, medya ile insanlar arasında bağlantı kuracak birini atamanız gerekebilir.
- İletişim bilgileri sınırlı ve yalnızca güncel basın bültenine özgü olmalıdır. İletişim ayrıntıları şunları içermelidir:
- Şirketin resmi adı
- Medya bölümünün resmi adı ve irtibat sağlanacak personel
- Ofis adresi
- Ülke/şehir kodları, dahili numaralı telefon ve faks numaraları
- Cep telefonu numarası (isteğe bağlı)
- Görüşme saatleri
- E-posta adresleri
- İnternet adresleri
4Mümkünse basın bülteninin bir kopyasınıda çevrimiçi bir bağlantıya ekleyin. Tüm basın bültenlerini kendi internet sitenize eklemek iyi bir uygulamadır. Böylelikle, bir bağlantıyı üretmek için daha kolay hale getirirken tarihi amaçlar içinde bir kayıt tutulabilir.
5Basın bülteninin sonunu 3 # sembolü ile işaretleyin. Bunları bültenin en alt satırına yerleştirin. Bu bir gazetecilik standardıdır.