Bir Profesöre Nasıl E-Mail Atılır

Öğretmenlerinizle iletişim kurmanızda kullandığınız yöntem sizin nasıl bir öğrenci olduğunuzu göstermekte oldukça önemlidir. Öğretmenlerin bir çoğu öğrencilerden aldığı e-maillerde büyük beklenti içindedirler. Aşağıda profesörlerinize iyi ve düzgünce bir e-mail atabilmeniz için bir dizi ipucu verilmiştir. Eğitmenlerin ve profesörlerin çoğu öğrencilerin iletişim seviyelerinin profesyonel, saygılı ve uygun bir tonda olmasını bekler. Biz de bunları anlamanızda yardımcı olacağız.

Bir Profesöre E-mail Gönderme

1Müfredatı okuyun. Genellikle sormak istediğiniz sorunun cevabı öğretmeninizin size dersin başlangıcında dağıttığı notlarda mevcuttur. Bu tarz bir soruyu tekrar sormak sizin ciddi olmayan bir öğrenci olduğunuz imajını oluşturur ve bu anlamdaki imajınıza zarar verir.

2E-mailin sorununuz için en iyi iletişim seçeneği olduğundan emin olun. E-mail genellikle yüz yüze konuşmaktan daha çok vakit harcamaya sebep olur. Genel olarak bilgi-işlem metni oluşturmak sadece söylemekten daha uzun sürer.

  • E-mail kısa ve çabuk gönderilebilir bile olsa, beklediğiniz cevap profesörünüzün zaman harcamasına sebep olacaktır. Örneğin; Bir profesöre mail atıp “ne kaçırdım?” diye sormanız hoş değildir. Basitçe açıklamak gerekirse profesörün sizi bütün sınıfın önüne koyup cevap yazmasını beklemiş olursunuz.
  • Notlarınızı sormak için e-mail atmayın. En azından Birleşik Devletlerde iseniz. Çünkü FARPA (Family Educational Rights and Privacy Act – Aile Eğitim Hakları ve Gizlilik Bildirgesi) içerisinde bulunan yasalar profesörlerin e-mail ile not hakkında bilgi vermelerini yasaklamıştır. (Ayrıca notlarınızı yüz yüze tartışmak daha iyidir. Profesörün odasına gidin veya birlikte oturup çalışmanızı tekrar gözden geçirebileceğiniz bir yerde buluşma ayarların. Böylelikle profesör size tam olarak nerelerde hata yaptığınızı gösterecektir. Böyle yapmanız aynı zamanda öğrenmeye ilgili birisi olduğunuzu , not için sızlanan ve yalakalık yapan biri olmadığınızı gösterir.)
  • Uygun bir zamanda profesörünüz ile yüz yüze iletişim kurmaya çalışın. Pratik yol şudur; Eğer e-mailinize beklediğiniz cevap uzun ise profesörünüze cevabı e-mail olarak yazmamasını söyleyin. Profesörünüzün ofisinde bulunduğu saatlerde yanına gidin veya telefon yardımı ile iletişime geçin. Bu şekilde daha çabuk bir cevap alırsınız. Eğer ofis saatleri sizin için uygun değilse, telefonda iletişime geçin veya yüz yüze görüşmek için bir buluşma ayarlayın. E-mail yöntemini kısa cevap değişimleri için saklayın.

3Akademik e-mail adresinizi kullanın.

  • Profesörler her gün e-mail yağmuruna tutulurlar ve bulunduğunuz okulun e-mail adresini kullanmanız, istenmeyenler filtresinden kurtulmanızı kolaylaştırır ve profesörünüzün tanımadığı bir adresten ötürü e-mailinizi atlamasını engeller.

4Dersiniz ve bölümünüz ile ilgili detayları içeren anlamlı bir başlık ekleyin.

  • Eğer profesörünüz e-mail başlıkları için bir yöntem tercih etmediyse, sıralamanızı ders adı, numaranız, bölüm ve konu başlığınız şeklinde sıralamanız iyi bir kuraldır. Örneğin; “Fizik100 X-Işınları: Veri toplama hakkında soru” şeklinde bir giriş başlık için mükemmeldir. Akademik e-mail adresiniz ve çok iyi hazırlanmış giriş başlığınız ile profesörünüz “aç” butonuna tıklamadan önce sizin kim olduğunuzu ve ne istediğinizi tam olarak anlayacaktır. Bu bilgi profesörlerin öğrencilerden gelen e-mailleri düzenlemesine ve öncelik vermesine yardımcı olur. Bölüm bilgisi eklemek özellikle birden fazla alanda ders veren profesörler için çok önemlidir. Genel bir başlık kullanmayın (Psikoloji gibi) çünkü profesörünüz muhtemelen birden fazla alanda ders veriyordur.
  • Hiç bir zaman konu başlığı olmayan bir e-mail göndermeyin.

5Her zaman bir selamlaşma kelimesi kullanın.

  • “Selam , slm” vb. gibi samimi ortamlara uygun olan selamlaşma kelimelerini kullanmayın. Genellikle konuşurken, “Saygı değer Prof. Adı-Soyadı” formatını kullanmalısınız. Eğer eğitmeninizin doktorası yok ise,  başka bir unvan kullanmadığı taktirde “Profesör” olarak hitap edin. “Dr. veya Prof.” kısaltmaları yerine “Bay, Bayan, Hanımefendi” gibi kısaltmalar kullanmak profesörünüzü aşağılıyormuşsunuz gibi görünme riskini arttırır.
  • Eğer profesörünüz cevabında ilk adını kullandıysa bile yapılacak en iyi şey bay veya bayan “Dr. Soyadı” veya “Prof. Soyadı” şeklinde kullanmanız olur. Sizden ilk ismini kullanmanızı rica etmediği taktirde profesörünüzün ilk adını kullanmayın. Ayrıca profesörünüzün adını doğruca yazdığınızdan emin olun.

6E-mail gönderme sebebinizi kısaca ve kibarca belirtin. Ağırlıklı olarak konu ile ilgisi olan ve profesörünüzün ilgisini çekecek olan bilgileri kullanın.

7Bir an önce sadede gelin.

  • Sözünü ettiğiniz ödevinizin veya projenizin adını kullanın. “Şu proje, bu proje” tarzı kelimeleri kullanmayın.

8Eğer bir sorun hakkında e-mail atıyorsanız, bir çözüm önerin. Düşünceli bir tutum ile profesörünüze çözümün nasıl işe yarayabileceğini açıklayın.

9E-mailinizi adınız, soyadınız ve öğrenci numaranız ile bitirin. (Kimlik numaranızı kullanmayın)

  • Adınızı ve soyadınızı kullanın, ve eğer profesörünüz sizi ismen tanımıyorsa, isminizi yazdığınız kısmın yanına bölümünüz ve dersinizin adını yazınız. Böylelikle profesörünüzü hangi bölümden olduğunuzu ve hangi ders hakkında konuştuğunuzu anlama derdinden kurtarmış olursunuz. Ve profesörünüz direkt olarak sorunuzun cevabını vermeye yönelebilir.

10Gerekli ise dosyalarınız için e-mail içerisindeki ataç komutunu kullanın.

  • Eğer e-mailiniz makale gibi yazılı bir metin barındırıyorsa dökümanı ataç komutu yardımı ile e-mailinize ekleyin. Böylelikle profesörünüz peşinizde koşturmak zorunda kalmaz. Aynı zamanda bilgisayarınızda herhangi bir yazılım problemi ile karşı karşıyaysanız ekran görüntülerini de aynı yöntem ile e-mailinize ekleyebilirsiniz.

11Baştan sona tekrar okuyun.

  •  Eğer e-mailinizde otomatik imla hata bulucusu yok ise, metni kopyala-yapıştır komutu ile bir ofis yazılımında inceleyip hata olup olmadığını denetleyin. Yazdıklarınızda sadece yazım hataları olmamasına değil anlam bütünlüğü olmasına da dikkat edin. Kibar bir ton, anlaşılabilir bir dil ve net bir amaç kullanın.

12Eğer e-mailiniz hassas bir konuda veya çok uzun ise , göndermeden önce başka birinden okuyup değerlendirmesini isteyin.

  • Gerekli olan değişiklikleri yapıp, profesörünüze gönderin.

13Alacağınız cevap için yeterli olan zamanı hesaba katın.

  • Eğer sadece durumunuz ile ilgili bir bilgi veriyorsanız, örneğin; ( Grip oldum ve salı günkü derse gelemeyeceğim, ancak başka biri benim ödevimi teslim edecektir.) bu durumda profesörünüz cevap yazmayı gerekli görmeyebilir.
  • Cevap almak için yeteri kadar zaman bırakın. Bazı profesörler her gün kampüste olmayabilir ve evlerinde internet bağlantısı bulunmayabilir. Bu yüzden cevap almak için bir kaç gün bekleyebilirsiniz.

14Cevabı aldığınız zaman, teşekkür edin.

  • Basit bir “teşekkürler” yeterli olacaktır. Eğer gerekirse, profesyonel bir etki elde etmek için aynı kuralları kullanarak daha geniş bir e-mail yazabilirsiniz. Eğer durum e-mail yolu ile tamamen çözüme ulaşmadı ise yüz yüze bir buluşma ayarlayın.

Kaynak:

  • http://www.wikihow.com/Email-a-Professor

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir